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ISOコンサルタント/個人情報保護士/ISO9001審査員補/ISO14001審査員補
結石 一樹 KEISHI KAZUKI
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「Pマークを取得しているけれど、違反について詳しく考えたことがない…」という方も多いのではないでしょうか？
ルール違反をしてしまうと、個人情報の漏えいなどの事故によっては自社に大きな損失をもたらしてしまう可能性もあります。
Pマーク取得企業がルール違反をすると、自社被害だけでなく、顧客との信頼失墜にもつながりかねません。
そこで本コラムでは、Pマークの違反がもたらす影響や違反を起こしてしまった際の対応方法について解説していきます。
このコラムを読み終えていただければ、Pマークのルールに違反するリスクや損失の大きさを理解することができるでしょう。
Pマーク違反とはそもそもどのような行為に該当するかご存じでしょうか。
主に、以下3つがPマーク違反となります。
この他にも、不注意やルールをしっかり把握していなかったことによって引き起こされる違反も含まれるのです。
自社では、Ｐマークに違反しないよう努めていても、取引先企業での個人情報保護対策が不十分でないために、違反や事故につながるまたは巻き込まれるケースも考えられます。
Pマーク取得企業がルールに違反してしまうと、個人情報に関わる事故が発生する恐れがあります。
事故が発生した場合の、社内外での影響と罰則について見ていきましょう。
Pマークを付与されている組織が個人情報保護法やPマーク制度の規定に違反した場合、その違反行為に対して課されるペナルティを「罰則」と呼んでいます。
Pマークの運用における罰則は、組織や個人が個人情報保護法やPマーク制度のルールを遵守することの重要性を強調するものです。
ここでは以下2つをご紹介します。
違反の内容やその重大性によって罰則は異なりますが、遵守を確実にするための重要な役割を果たしているのです。
Pマーク取得企業がルールに違反してしまうと、社内だけでなく、社外にまで悪影響を及ぼしてしまうため、違反しないよう注意することが求められます。
ルール違反が起こりやすいケースとして、人的ミスや従業員の意識不足などが原因で発生することがあります。
Ｐマーク違反は自社の信用問題に直結するので、違反をしないよう従業員への継続的な教育とセキュリティ対策の強化を徹底しましょう。
重大な違反があった場合は、Ｐマークが取り消されるケースがあります。重大な違反によって、企業イメージが著しく悪化し事業運営に大きな損害を与えてしまう可能性があります。
Ｐマークを取得していることを前提に事業を行っている場合は、取り消されることで入札資格を失ってしまったり新たな顧客獲得が難しくなったりします。
万が一、ルールに違反してしまった場合、まずは事実関係を迅速に調査し影響範囲を特定する必要があります。いつ、どこで、どのような個人情報が、どのように漏洩したのかを特定することが重要です。
具体的にどのような事象が起きたのか、どのような内容か、正確に把握することが大切です。個人情報が漏洩した場合は、漏洩した情報の詳細、二次災害の有無、発生から発見までの時系列、当事者並びに対応者の整理などを把握することによって、その後の対応が変わってきます。
ルール違反が発生してしまった原因を特定します。
原因を特定すればよいというわけではなく、なぜこうなってしまったのか、なぜ起きたのかなど分析を繰り返し、真の原因を追及することが非常に重要です。
これ以上、違反が再発しないよう、具体的な対策を立案し実施します。
再発しないようにするためには原因の究明によって、根本原因をまずはじめに発見しておくことが重要です。
個人情報保護委員会やPマーク審査機関等への報告は、速報と確報の2回実施が必要です。
この報告は、違反が発生したことを公にするための手続きです。
速報：発覚日から3日～5日以内
確報：発覚日から30日以内
個人情報保護法に基づいて、個人情報保護委員会へ報告義務が生じる場合があり、違反の内容を報告する必要があります。事実を正確に報告し、再発防止策について講じる必要がありますが、この時、隠蔽や虚偽の報告をしてしまうと、罰則が重くなったり更なる信頼失墜を招いてしまったりする可能性があるので、避けるようにしましょう。
また、調査の際は、社内の関連部署との連携が不可欠であるため、情報システム部門、法務部門などと協力して迅速かつ正確な情報を集める必要があります。
影響を受けた顧客に対して、誠意を持って謝罪することも重要です。顧客からの信頼を失わないためにも、再発防止策について丁寧に説明し顧客の不安を解消するよう努めましょう。これらの行動は顧客との信頼関係を再構築するために不可欠です。
それでは、違反を防ぐにはどのような対策があるでしょうか。
違反を100％防ぐことは難しいことかもしれませんが、1件でも違反が起きる可能性を減らす努力をすることは無駄ではありません。
個人情報の管理体制の見直しや、社内マニュアルが実態に合っているかを必要に応じて見直すことが重要です。
個人情報を扱う社員が、個人情報保護の重要性を理解する必要があるため、教育プログラムを実施したり、実際に社員が社内ルールをしっかり認識しているか定期的に確認やテストを行うことも有効でしょう。
情報漏洩を防ぐための技術的な対策を強化しましょう。暗号化やアクセス制限、監視システムの導入など情報セキュリティ体制を整え強化することで、情報漏洩のリスクを低減することができます。
Pマークの違反は、Pマーク取得企業にとって大きなリスクとなります。
違反をしてしまうことで、社内だけでなく社外にまで損失をもたらしてしまう可能性があるのです。
もし違反をしてしまったら、事実関係を迅速に調査したのち再発防止策について丁寧に説明し顧客の不安を解消するよう努めましょう。
被害の拡大を少しでも削減し、顧客との信頼関係を再構築することが重要です。
そうならないためには、継続的な社員教育やセキュリティ対策の強化、また定期的な監査が必要不可欠となります。
社会情勢や技術の進化に合わせて、継続的に改善・見直しをすることが大切です。
常に最新情報を確認し、信頼性の高い企業として成長できるよう、継続的な改善に取り組んでいきましょう。
このナレッジの監修者
結石 一樹 KEISHI KAZUKI
株式会社スリーエーコンサルティング 執行役員。
ISO・ISMS・Pマークに関するコンサルティング歴10年、担当企業数380社以上。
大手企業や上場企業のサポート経験が豊富。
効率的で効果的な認証取得はもちろん、運用のマンネリ化や形骸化、ダブルスタンダード化などの問題解決に日々取り組んでいる。