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ハイアールジャパンセールス株式会社 人事総務部 部長 縄田 哲宏氏に、プライバシーマーク（以下、Pマーク）の運用・更新をスリーエーコンサルティングに依頼した背景と、現在の運用状況などについて話を伺いました。
2002年に設立。日本におけるハイアールブランド家電製品について、企画・販売・サポートの総合マーケティング業務を担っている。AQUAブランド製品を展開するアクア株式会社、世界向け製品の企画開発を行うハイアールアジアR&D株式会社とともに、ハイアールグループ日本地域の日本法人として「毎日寄り添い、くらし支える。」をブランドメッセージに掲げ、世界から日本へ、日本の人々やくらしに合った“NEWスタンダード家電“を創造していく。
本社 ：〒532-0003 大阪府大阪市淀川区宮原3丁目5―36 新大阪トラストタワー7階
資本金：1億8,800万円
Pマーク取得の背景をお聞かせください。
Pマークを取得したのは今から5年以上前、当社が扱う家電製品のアフターサービスが取得の背景です。アフターサービスを行う際は、個人情報を取り扱うことなりますから、個人情報保護法の観点から社内的な管理体制が非常に重要になってきます。さらに、取引先である大手家電量販店からPマークの有無を問われるケースもあります。自ずとPマークの取得が求められたという次第です。
Pマーク取得時と現在の運用状況をお聞かせください。
実はPマーク取得時、私は担当ではありませんでした。Pマークの運用担当になったのは2020年ですから、先ほどの取得背景や運用状況の詳細までは把握できていません。把握している範囲でいうと、取得時はスリーエーコンサルティングにコンサルティングしていただき、取得後は自社で運用・更新を行っていました。
縄田様がご担当になられてから、スリーエーコンサルティングが運用・更新のサポートをさせていただいていますが、その理由を教えてください。
担当になったものの、Pマークについて知識不足の状態でした。もちろん、社内には知識や経験がある人間はいましたが、すべて把握しているわけではありません。現在は直接の担当でもありませんから、応援を要請することはできません。また、私の業務の中心はPマークの運用ではなく、人事総務部 部長としての業務と責務があります。そこで、Pマークの運用・更新には、専門性に特化したコンサルティング会社にお願いするしかないと考えました。
コンサルティング会社の比較・検討はされたのでしょうか。
コンサルティング会社とのお付き合いは皆無でしたから、Pマークの取得や運用に関するコンサルティングを行っている会社をネット検索で探しました。比較・検討したのは計3社で、そのなかの1社が取得時もお願いしていたスリーエーコンサルティングでした。
比較・検討のポイントは以下の2つです。
①知識・ノウハウの伝授
②運用・更新における手厚いサポート
①に関しては私のPマークの知識不足を補うため。素早く効率的に必要な知識や情報、ノウハウを伝授してもらえるかどうかを重視しました。②については、時間やリソースが不足している状況のため、運用・更新の作業代行をどこまでお願いできるかがポイントでした。この2つをもとに比較・検討し、スリーエーコンサルティングを選定させていただきました。
スリーエーコンサルティングは経験・実績が豊富で、①については間違いなく期待できると感じました。②の決め手は、ドキュメント作成まで手掛けてくれるところです。アドバイスはもらえても、ドキュメントに落とし込む作業は当社側となると、時間も手間もかかります。その点、スリーエーコンサルティングはドキュメント作成をお任せできます。
現在はどのようにしてPマークを運用していますか。
期初に、スリーエーコンサルティングから年間のスケジュール出してもらい、月1回のミーティングを通じて相談しながら必要な作業を行っていく流れとなります。どうしても「いつ・どんなタイミングで・何をする」か忘れてしまいがちですから、準備段階からスリーエーコンサルティングに声をかけていただけるのは本当に助かっています。また、当社側は私とアフターサービスに所属しているスタッフに加え、適宜、各部門の担当者にヒアリングしながらPマークを運用している状況です。
社内教育はどのようされていますか。
Pマークを運用するうえで、社内への周知と教育は必須になってきます。そこでまずは、当社で教育のフレームを作成し、それをスリーエーコンサルティングに添削してもらい、ブラッシュアップしてから教育に展開していくスタイルにしています。教育は基本的に年1回、ほか新入社員に向けの教育も実施しています。また、その際はスリーエーコンサルティングの監修のもと、Pマークに準拠した個人情報の取り扱いに関する冊子を配布。年々、社内への周知は広がっているのではないかと感じています。
スリーエーコンサルティングに対する評価をお聞かせください。
＜事例を交えた個人情報漏えい防止のアドバイス＞
スリーエーコンサルティングからは、情報漏えい問題に関する事例を挙げていただきながら、当社に適した具体的なアドバイスをもらっています。企業が情報漏えい問題を起こしてしまうと、社会的な信用を失い企業活動に大きな支障が出てしまいますから、当社としても貴重な言葉として真摯に受け止めています。
＜Pマークの改定時のサポート＞
法律にしてもPマークにしても、近年は頻繁に更新されています。当然、厳しくなる一方ですが、我々だけでその更新情報をキャッチアップするのは非常に困難。対策もままなりません。どう対応すべきかなどは、スリーエーコンサルティングのサポートがあって何とか対処できている状況です。非常に助かっています。
＜スピーディーな対応＞
ちょっとした相談でもスピーディーに対応してもらえるところは、とてもありがたく思っています。
＜当社の実態に合わせたアドバイス＞
現在は当社の状況をご理解いただいており、当社の実態に合わせた深いアドバイスをいただくことができます。
今後の展開をお聞かせください。
今のところ、情報セキュリティに関する新たな仕組みを導入する予定はありませんが、社会的な要請や取引先の要望やニーズ、コンプライアンスの改定・更新などが重なったときには、新たな対応が必要になるかもしれません。幸いにも当社は、スリーエーコンサルティングのサポートやアドバイスが得られる環境にいますから安心しています。今後とも引き続きよろしくお願いいたします。
